內帳處理
內帳處理包含記錄內帳,提供相關財務資訊 。
很多老闆會問,內帳的用處是什麼呢?公司錢有進來、外帳做一做報完稅就好,為什麼還有人會需要內帳?
首先,我們先釐清內帳與外帳的差別。一般外帳指的是取具合法憑證編製的財務資訊,泛指報稅所使用的資料;而內帳則是指公司真實發生、但無法取具合法憑證的帳務。
由於中小企業往往會有各種情況會無法取具合法憑證,因此外帳很多時候無法反映真實營運概況;而內帳除了紀錄真實交易外,帳務也會做得更仔細,將應收款項、應付款項的立帳沖帳都拆分清楚,因此也具有以下特性:
- 避免重複付款、漏未收款:內帳除了提供營運成果、讓知道公司真實營運狀況外,主要還有防止款項未收、或重複付款的情況;因為一般公司內部多用流水帳等方式記錄收支情形,然而當公司的規模越來越大、營運越來越好,很多時候是沒辦法確認一張憑證究竟有沒有付過款、或是有沒有收款的情況。重複付款、漏未收款對公司來說都是損失,卻也是中小企業常常發生的情況;而內帳的編製可以同時確認收、付款情形,盡量防止上述情況發生,也可與廠商、客戶進行對帳,避免帳款混雜在一起的情況發生。
- 內控考量:透過內帳與外部人進行對帳除了可防止重複付款、漏未收款的情況發生,也可防止內部人員藉由付款、收款的時間差挪用公司款項,避免內部人員輕易盜取公司資金。
- 記錄真實財務資訊:曾經有老闆在公司要賣出的時候才發現,以往公司只有編製外帳,並沒有記錄內帳,結果無法提供適當的財務資訊與外部的投資人進行議價;另外還有股東在要拆夥的時候才發現沒有正確的財務資訊,不知道怎麼計算股份轉讓的價款,這些狀況都是公司在僅備有外帳時會發生的潛在問題。
